Расчеты наличными денежными средствами с подотчетными лицами постепенно уходят в прошлое. В настоящее время преобладают расчеты с использованием платежных карт. Однако здесь есть свои особенности и "подводные камни", о которых необходимо знать бухгалтеру бюджетной сферы.
Перечисление подотчетных сумм может осуществляться на банковскую карту, оформленную на учреждение, или на личную карту сотрудника, в т.ч. зарплатную. В первом случае проблем у работодателя не возникает. Применение же второго варианта требует крайней осмотрительности.
Действующее законодательство не содержит прямого запрета на использование банковских карт сотрудников для расчетов по подотчетным суммам. Более того, Минфин России и Федеральное казначейство неоднократно указывали на возможность такого способа расчетов в целях минимизации наличного денежного обращения, но для определенных ситуаций:
- расчетов с сотрудниками по командировочным расходам;
- компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Однако при закупке через подотчетника товаров, работ, услуг для хозяйственных нужд учреждения ситуация обстоит несколько сложнее.
Осуществление расчетов с подотчетными лицами с использованием их зарплатных карт сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве доходов соответствующих физических лиц. Также использование зарплатных карт при совершении операций по оплате расходов, связанных с хозяйственной деятельностью учреждений, может рассматриваться проверяющими в качестве нарушения требований действующих нормативных правовых актов.
Поэтому при закупке товаров, работ, услуг для хозяйственных нужд учреждения через подотчетное лицо выдачу денежных средств в безналичной форме рекомендуем проводить с использованием платежной карты учреждения.
Если же учреждение все-таки перечисляет подотчетные суммы на банковские карты сотрудников, то советуем предпринять следующие меры.
1. Возможность использования зарплатных карт для тех или иных расчетов с подотчетниками должна быть прямо предусмотрена в учетной политике или ином локальном акте учреждения.
2. Целесообразно уведомлять сотрудника (под расписку) о перечислении подотчетной суммы, ее назначении и сроках расходования, чтобы избежать идентификации поступления как иного дохода.
3. Следует четко оформлять документы, подтверждающие подотчетный характер перечислений (в частности, РСКП).
Соблюдение этих мер позволит минимизировать риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов.